7 spørgsmål til ansatte og menighedsråd - sæt kommunikationen i system

Af Benjamin Birk Christophersen

Vi taler ofte om kommunikation.

Vi ansætter kommunikationsmedarbejdere og omlægger kommunikationsindsatsen. Nu skal der ske noget.

Og heldigvis bærer det ofte frugt, når posen rystes og man tør stille spørgsmålet: "Hvad vil vi med vores kommunikation?"

En strategi giver bedre kommunikation

Svaret på spørgsmålet ovenfor kan være meget forskelligt alt efter hvilken kirke, der svarer. Ikke desto mindre giver svaret et godt udgangspunkt for udarbejdelsen af kirkens kommunikationsstrategi.

En effektiv og retvisende kommunikationsstrategi kan ikke udarbejdes af én person eller af menighedsrådet alene. Kirkens kommunikation er et fælles projekt, hvor mange har vigtige og relevante inputs.

Det er derfor vigtigt, at man sætter tid af i menighedsråd og medarbejderflok til at overveje, hvorfor man laver kommunikation, hvad man gerne vil kommunikere og hvordan man lykkes.

Sådan kommer man i gang

Herunder præsenteres syv spørgsmål, der kan bruges, når sognet skal udarbejde en kommunikationsstrategi:

1. Hvordan er situationen lige nu?
   Hvilke udfordringer har I i øjeblikket? Hvad lykkes og hvad mislykkes? Kortlæg hvem, der udfører de forskellige kommunikationsopgaver og hvem, der 'bestiller' dem. Find ud af, hvor mange ressourcer (penge og arbejdstimer) I bruger i øjeblikket. Hvilke målgrupper har I godt fat i? Og hvilke målgrupper vil I gerne have bedre kontakt til?
    
2. Hvilket overordnet budskab vil I kommunikere?
   En god strategi har et overordnet mål. En fælles retning med et klart udgangspunkt sikrer, at kommunikationsstrategien støtter op om kirkens virke. Begynd derfor med at finde ind til en fælles kernesætning eller vision. Her er det vigtigt, at alle høres og så vidt muligt kan gå med på den vision, der danner udgangspunkt for strategien. Skel eventuelt til målsætningen på budgetomslaget.
    
3. Hvem har ansvaret - og hvordan samarbejder man?
   En klar arbejdsgang er en styrke, når man arbejder med kommunikation. Find frem til den eller de medarbejdere, der har hovedansvaret for kirkens kommunikation. Undersøg hvad de har brug for i et samarbejde med kirkens øvrige ansatte og menighedsrådet. Giv plads til de kommunikationsfaglige kompetencer, der findes i jeres sogn.
    
4. Hvem er jeres målgruppe(r)?
   God kommunikation er målrettet kommunikation. Med udgangspunkt i visionen og kirkens aktiviteter identificeres én eller flere målgrupper, som I særligt vil fokusere på i den kommende periode. Læs mere om, hvordan man vælger og prioriterer målgrupper her.
    
5. Hvilke værdier skal kommunikationen understøtte?
   Tone og sprog har stor betydning for, hvordan kommunikationen modtages. Forsøg fx at bruge et inkluderende og inviterende sprog, hvis I gerne vil nå en ny målgruppe. 'Show it, don't tell it'. Overvej, hvordan I skriver, hvilke billeder I bruger og hvordan I kan tilpasse jeres kommunikation til den kommunikationskanal, I vælger. 
    
6. Hvordan skal vores handleplan se ud?
   Med udgangspunkt i de fire første punkter udarbejdes nu en konkret handleplan for kirkens kommunikation (fx for 2 år). Find de indsatser, der kan nå jeres målgrupper med jeres budskab. Find frem til hvem, der skal løfte indsatserne og hvad de har brug for af tid, midler og sparring. Fastsæt deadlines, indhold og kommunikationskanaler for de enkelte indsatser.
    
7. Hvordan måler og evaluerer vi?
   Kommunikation er en disciplin, der er i konstant udvikling. Man skal ikke altid gentage en god idé i det uendelige. Sørg derfor for, at der i handleplanen indgår nogle mål og en plan for at evaluere. Et mål giver noget konkret at arbejde henimod, og evalueringen giver læring og viden, der kan bruges til tilrettelæggelse af næste handleplan. Man kan fx måle på antal interaktioner på sociale medier, antal historier i lokalavisen eller sågar antallet af kirkegængere.